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Workflow: Saiba Como Adotar Esse Sistema Em Sua Empresa

Workflow: saiba como adotar esse sistema em sua empresa

As solicitações dos clientes chegam, mas por algum problema, elas não seguem um roteiro. É possível que fiquem paradas ou nunca sejam atendidas. Possuir um workflow pode resolver seu problema.

Sabemos que as áreas da empresa precisam trabalhar em sintonia para que se obtenha a produtividade e agilidade no que é executado. Na falta de um workflow, as coisas podem ficar péssimas, em especial para o cliente quando não tem o retorno do solicitado.

O que é esse tal workflow?

Worklow significa fluxo de trabalho. O propósito é que todos os processos sigam de forma fluída, ou seja, todos os documentos e informações inerentes a uma tarefa estejam ligados. Diante disso, serão excluídas as possibilidades de informações inconsistentes e interpretações diferentes, pois, tudo dentro do processo seguirá um caminho de trabalho. O resultado esperado é a alta produtividade e clientes satisfeitos.

É comum em algumas companhias a desorganização envolvendo papelada, telefonemas não registrados. O resultado é a perda de informações vitais para o efeito do trabalho.

Por isso é recomendado automatizar os processos através um sistema de gerenciamento com workflow. Conforme o trabalho for sendo executado é possível dar baixa na lista de atividades da tarefa. Dessa forma, o trabalho será automatizado e ficará seguro, sendo possível a interação de outros na tarefa para que tudo ocorra dentro do prazo e de forma correta.

Benefícios do Workflow

É possível conquistar a qualidade no trabalho, uma vez que toda equipe está engajada e todos os processos documentados. Dessa forma, evitando desencontro de informações.

Integrar as equipes envolvidas em um determinado trabalho contribui para que as trocas de informações sejam facilitadas, reduzindo, assim, as hipóteses de equívocos.

Essa ordenação é vantajosa, dados que os colaboradores trabalham utilizando um padrão de trabalho, pois, há um fluxo a ser seguido. Aumentando, dessa forma, a produtividade. O método de workflow contribui para diminuir erros e atrasos.

Além do que o workflow aumenta a colaboração entre as equipes. Cada colaborador saberá exatamente o escopo do que deve executar. Sabendo que toda documentação está salvo na nuvem, será mais fácil encontrá-la para consulta dos gerentes.

Com a gestão das tarefas é possível planejar e controlar. Evitando atrasos e erros no processo. É possível visualizar sistematicamente o que foi feito e por quem foi realizado, buscando soluções para possíveis equívocos.

Também, outra situação positiva no workflow é o trabalho em camadas que fica mais fácil controlar as demandas, ou seja, definir níveis de funções.

A redução significativa nas etapas de execução podem ser percebidas ao utilizar esse método. Nesse mesmo caso é possível estabelecer métricas para definir valores de honorários justos, por exemplo.

O que não poderia ficar de fora é que todo esse sistema propicia a redução de custos na empresa, pois, com ele é possível realizar mais com menos. Otimizando lucros e ver o progresso no que se diz respeito à receita da empresa.

Como implantar esse sistema na empresa?

A implementação do sistema de workflow na empresa é um tema bastante profundo. Podemos até mesmo dizer que envolve uma certa complexidade, pois, as etapas devem ser acolhidas e respeitadas por todos.

A visão que o empresário deve ter é a sistêmica, ou seja, todos os setores devem estar padronizados e ligados para que o seja possível gerir o negócio. Seguir algumas regras básicas poderão auxiliar na implementação do workflow, a saber:

Primeiramente é necessário mudar a cultura da empresa. Permitir que os colaboradores sejam treinados e sensibilizados para a realização dos trabalhos de uma forma diferente, mas melhor. Em alguns casos leva um certo tempo para a adaptação ocorrer, mas se houver foco e persistência será possível implantar o sistema sem problemas de percurso. O gestor deve estar cumprindo o seu papel de forma assídua, ele precisa ser o exemplo.

Após amadurecer a ideia da implantação do sistema de fluxo de tarefas na empresa, busque uma ferramenta que possibilite a inserção do seu curso de trabalho. Essa ferramenta deve permitir adicionar os workflows por tarefa. Além disso, busque uma ferramenta que integrem com outras plataformas. Por exemplo, no processo de atendimento, você deve buscar uma ferramenta que possui integração com os principais aplicativos de comunicação, como o Whatsapp.

Não menos importante, será necessário desenhar, ou mapear seu fluxo de trabalho. Por meio disso será possível conhecer seu sistema a fundo e identificar gargalos e fazer as correções em tempo hábil.

Como já falamos em nosso artigo anterior, desenhe ou redesenhe seu fluxo se necessário, caso encontre formas de melhorar o andamento das atividades.

Com o Pier você tem à disposição treinamento completo para implantar esse sistema no seu negócio e caso tenha dificuldades, ofertamos serviços de Consultoria e Mentoria.

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