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Use A Tecnologia A Favor Do Seu Escritório Contábil

Use a tecnologia a favor do seu escritório contábil

Somos impactados pela tecnologia a todo momento. Em meios de transporte, celulares, consumo de serviços, dentro de escritórios, e mais tantos outros exemplos. Então, por que não usar a tecnologia a favor do seu escritório contábil?

Seu escritório já passou pela transformação digital?

Todos os eventos de associações para contadores são pautados no assunto: transformação digital. Portanto, é fato que o setor de Contabilidade vem sofrendo várias mudanças ao longos dos últimos anos com a chamada Revolução Industrial 4.0, e com isso, obviamente, tentando adaptar-se a ela.

No entanto, não estamos mais no momento de transformação, senão de transição, cada vez mais rápida. As empresas estão se vendo sem tempo de atualizar-se. Quem já vem nesse momento de transição há tempos, acaba sentindo menos os impactos. Porém, quem procrastinou o máximo que pode está sofrendo muito mais, porque somos pegos de surpresa a todo momento e quando percebemos, temos nos adaptar da noite para o dia.

Um ótimo exemplo foi o Home Office. Esse modelo cresceu 115% na última década. E quando nos vimos em meio a uma pandemia de um novo vírus, eram pouquíssimas as empresas que estavam realmente preparadas para trabalhar remotamente. E pior: foi justamente durante o prazo de declaração do Imposto Renda Pessoa Física. 

A sua empresa se encaixa em qual atualmente? 

Que tecnologias estão à disposição dos escritórios contábeis?

Vamos voltar um pouquinho no tempo, quando toda a documentação de uma declaração de imposto de renda era enviada manualmente e por Correio. Era possível imaginar que faríamos tudo via online um dia? Pois então. E hoje, muitos  escritórios de contabilidade já  trabalham diretamente com sites de Prefeituras, da Receita Federal, criam Certificados Digitais e realizam todo o tipo de consulta a servidores de informações que facilitam muito a vida. 

E que tecnologias estão à disposição dos escritórios contábeis? Com certeza, muitas! Mas vamos listar aqui apenas algumas para tratarmos.

  • Atendimentos feitos por robôs em chats como WhatsApp;
  • Sistemas ERP online;
  • Softwares contábeis;
  • Ferramentas online para agendar compromissos, gerenciar projetos ou criar mapas mentais;
  • Equipamentos automatizados;
  • PABX Virtual;
  • Sistemas de gestão que englobam a função de CRM.

Seu escritório contábil utiliza quantas dessas tecnologias?

Talvez um dos mais importantes sejam os sistemas contábeis, os sistemas de gestão com CRM, os servidores de arquivos e documentos em nuvem.

É fato que todos esses recursos e sistemas facilitam e otimizam o dia a dia tanto do escritório quanto da equipe. Eles são responsáveis por auxiliar o aumento da produtividade dos colaboradores, melhorar a satisfação dos clientes e a otimização de processos. Vem daí a importância de usar a tecnologia a favor do seu escritório contábil.

Quais os benefícios da tecnologia para os escritórios contábeis?

Se você possui algum dos itens citados na lista anterior em seu escritório, você já sente os benefícios da tecnologia no seu dia a dia, não é mesmo? E com segurança afirmamos: você não vê mais sua rotina sem ele, certo?

Por isso mesmo que não podemos negar a praticidade e autonomia que a tecnologia promove na vida de um contador que tem inúmeras burocracias para resolver no seu cotidiano. E não precisamos ir muito longe. Confira!

Otimização dos processos do escritório

Independente da área do escritório, como área administrativa, área operacional, área comercial, entre outras, sem a tecnologia fica muito difícil, até penoso, organizar e otimizar os processos. 

Podemos usar um exemplo aqui como o de um sistema de gestão que registra e organiza todas as informações financeiras, administrativas e operacionais, somando aqui, também, as tarefas de cada colaborador. Qual o benefício da tecnologia aqui? Sem ela, o gestor ficar sem visão:  

  • do que está acontecendo no escritório;
  • de quais atividades estão em andamento ou já foram finalizadas;
  • de qual colaborador está atuando em cada uma das tarefas.

Tecnologia em nuvem

Aqui é o famoso adeus à papelada e à praticidade de se trabalhar em qualquer lugar, tendo à disposição todos os documentos que precisar na hora e onde quiser. O armazenamento em nuvem é super seguro e os documentos e dados são salvos remotamente e de maneira on-line. 

Mas nem todo mundo sabe lidar muito bem com arquivos remotos. Por isso, se optar por essa tecnologia em seu escritório, promova um treinamento aos colaboradores e mostre todas as vantagens que o armazenamento em nuvem oferece.

Percepção de valor para os clientes

Temos que manter forte o relacionamento com nossos clientes. Por isso, buscar alternativas para facilitar o contato deles conosco, assim como o controle das demandas deles para nosso escritório é sempre necessário. Uma ótima opção é ter um sistema de gestão que além de controlar processos e realizar tarefas financeiras, seja uma ferramenta de CRM.

Aquelas mensagens enviadas por WhatsApp ou por e-mail corporativo podem virar automaticamente um chamado no seu sistema de gestão. Assim, é possível manter um histórico de tudo que é tratado com o cliente e de forma ágil, além de evitar falhas, esquecimentos e oferecer um atendimento excelente. Isso faz com que os clientes tenham mais percepção de valor do seu escritório.

Aumento de produtividade do escritório como um todo

Sabe o seu departamento de Tecnologia da Informação (TI)? Ele não é apenas um setor de suporte para a empresa quando um mouse não funciona, quando se tem um problema no monitor, ou no laptop. Portanto, é um departamento que pode contribuir para o diferencial competitivo da sua empresa.

O TI pode ser o responsável por propor ferramentas que ajudem na redução de custos, agilizem os processos e aumentem a produtividade de todos na empresa. Isso é possível quando eles trazem soluções para aquelas tarefas repetitivas que podem ser concluídas em pouco tempo. Ou ainda, tarefas que antes levavam horas ou dias porque não se tinha acesso fácil às documentações importantes, agora são resolvidas facilmente, com a utilização da tecnologia a favor do seu escritório contábil.

De fato, sistemas e recursos tecnológicos são fundamentais para o sucesso do seu escritório contábil. Quando otimizamos processos dentro da empresa, a tecnologia abre portas e dá insumos para o desenvolvimento da sua empresa.

 

Confira também: Contabilidade digital – Contador, é agora ou nunca!

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