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Por Que é Melhor Não Usar O E-mail Para Controle De Tarefas?

Por que é melhor não usar o e-mail para controle de tarefas?

Essa é uma pergunta que temos escutado muito com o passar do tempo. A sua empresa utiliza o e-mail para o controle de tarefas? Como funciona esse dia a dia no seu escritório contábil? Neste artigo, vamos convencer você de porque é melhor não usar o e-mail para controle de tarefas.

Como é sua caixa de e-mails?

Como é o atendimento do seu escritório contábil aos seus clientes? E o atendimento interno aos seus colaboradores? É tudo por e-mail? Funciona? Pelo por enquanto…

Com certeza você tem tido a mesma percepção das demais pessoas: o tempo está passando muito rápido. Parece que o aumento de trabalho para todos os setores é considerável. E se você usa o e-mail para controle de tarefas como solicitar reembolso, solicitar férias, solicitar orçamento e, principalmente, ser o primeiro contato de atendimento com seu novo cliente, você poderá ter problemas muito em breve. 

Com a quantidade de informações que recebemos no dia a dia, está cada vez mais fácil nos perdermos no meio de tantos e-mails recebidos. Quem nunca teve a caixa de entrada lotada, que atire a primeira pedra. Mas então, por que é melhor não usar o e-mail para controle de tarefas? Só pela quantidade de e-mail? Não. E vamos explicar.

Quais são os problemas ocultos de você usar o e-mail para controle de tarefas?

Podemos começar falando sobre produtividade, organização, atrasos, omissão de responsabilidade, falta de transparência, falta de um banco de dados, entre tantos outros impactos que o e-mail pode causar se for usado para o controle de tarefas. Vamos começar, então, a nomear casa problema oculto.

Mesmo seu colaborador sendo eficiente, é bem difícil estabelecer prioridades

Quando se tem uma caixa de e-mails com inúmeros e-mails, que nem sempre são exatamente sobre o mesmo assunto, estabelecer prioridades fica um pouco difícil quando não se sabe do que se trata o e-mail, qual o prazo que o cliente precisa, qual a situação em que se encontra o cliente, entre outros fatores. Dá pra colocar a bandeirinha vermelha? Claro que dá! Mas de nada adianta se você não tem ideia dessas informações, porque daí você vai se utilizar de qual regra para estabelecer prioridades? De qual cliente “grita” mais alto? De qual cliente “chora” mais?

As informações ficam desatualizadas muito rapidamente

Há situações em que o cliente liga para seu escritório para saber o status da solicitação que ele enviou por e-mail. Algumas vezes, ele consegue ter esse status, mas outras, o e-mail ainda nem foi aberto e o assunto nem foi tratado.

Dependendo da situação, o que acontece é que o funcionário precisa parar tudo que está fazendo, procurar o e-mail do cliente, se inteirar do assunto enquanto ele ainda está no telefone e tentar passar um status para “não pegar mal”. Isso é bem frustrante para o funcionário e para o cliente, pois fica desorganizado, consome tempo e dinheiro e impacta na produtividade. Essa falta de atualização de informação é totalmente prejudicial para seu escritório contábil.

O monitoramento não é simples e fácil

Independente do tamanho da equipe, cada um tem uma responsabilidade e, geralmente, é organizada por cliente. Como o gestor faz para monitorar os assuntos de clientes e da equipe quando se tem o e-mail para controle de tarefas? Pedindo para ser copiado em todas as mensagens. 

Aí a caixa do gestor fica lotada mais facilmente, pois ele recebe os e-mails de sua competência e mais todas as cópias de e-mails da sua equipe. Fica inviável estar por dentro de tudo que acontece e, principalmente, de achar alguma informação facilmente toda vez que necessário.

Alta incidência de erros

Erros são comuns e contribuem para o amadurecimento da equipe e da empresa dependendo do tipo de impacto que ele pode ter. Mas erros como falta de controle, falta de comprometimento, falta de transparência, entre outros, são dispensáveis.

As responsabilidades não ficam claras

Aqui o que pode acontecer é alguém se esquivar de uma responsabilidade alegando que não recebeu tal e-mail, que não viu a tempo, que se perdeu no meio de tantos outros e-mails. Gera uma situação bem desconfortável e o gestor fica sem ação, pois não sabe exatamente de quem foi a responsabilidade. E os colaboradores também podem ficar bem perdidos, pois pode haver casos de 2 pessoas estarem executando o mesmo trabalho, sem saber, o que causa uma perda de tempo e recurso.

A segurança da informação fica prejudicada

Quando temos o e-mail para controle de tarefas, além de ocorrer o risco de 2 colaboradores fazerem o mesmo trabalho, o fato de não ter um login específico, um banco de dados específico, prejudica a segurança da informação, pois qualquer colaborador pode aprovar, recusar, executar ou até demandar alguma coisa. Fica sem controle.

Perde-se prazos

Quando não se tem uma ferramenta para controlar as tarefas, muitas pessoas acabam utilizando calendários e/ou agendas online, colocando aqueles alertas de prazos para cada trabalho específico. Mas vamos combinar que devido ao volume de trabalho diário, fica cada vez mais impraticável gerenciar esses alertas, esses lembretes, e começa a acumular e a perder-se prazos.

A disciplina acaba ficando de lado

Ao usar o e-mail para controle de tarefas, temos todos os impactos já abordados neste artigo. Mas, principalmente, a disciplina acaba ficando de lado, pois sempre haverá “incêndios” e o que acontece nestes casos? Tentamos apagar o fogo de qualquer jeito, tomando soluções imediatistas e não pensando a curto, médio ou longo prazo. 

Isso é muito ruim para a equipe, para a empresa e,também, para o gestor em especial, pois ele acaba tendo que confiar cegamente na sua própria equipe, que ela está bastante comprometida. Quando essa confiança não acontece, também gera um prejuízo para o gestor, porque toda vez que ele precisar delegar alguma tarefa, ele não tem mais a certeza de que ela será executada, ou se será executada dentro do prazo estipulado. 

A princípio, você pode pensar que isso gera apenas um desconforto entre gestor e equipe, entre colaboradores da equipe, que apenas o clima pode não ficar muito bacana. Porém, não. Isso não gera apenas um desconforto. Isso pode gerar problemas com auditoria no futuro. Seguramente, você não quer isso, quer?

Portanto, se seu escritório contábil ainda usa o e-mail para controle de tarefas, ainda está em tempo de abandonar essa prática e investir numa plataforma de gestão empresarial contábil. Você terá seus processos internos muito mais organizados e, ainda, pode ter o atendimento com seu cliente de forma personalizada e mais tecnológica.

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