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COMO TER UMA BOA GESTÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO

COMO TER UMA BOA GESTÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO

Para calcular uma folha de pagamento precisamos de conhecimentos básicos em recursos humanos, leis trabalhistas e, principalmente, noções de matemática financeira. Com esses pequenos ingredientes já podemos ter uma ideia de como funciona o processo. Mas para sabermos como ter uma boa gestão de folha de pagamento, temos também que ter organização e dedicação, pois mesmo ela sendo complexa, não é um bicho de sete cabeças.

O QUE É UMA FOLHA DE PAGAMENTO?

A folha de pagamento nada mais é do que um documento espelho de todas as atividades trabalhistas e informações que o colaborador executou dentro daquele determinado mês. Esse documento é muito importante para a empresa, pois apesar de burocrático, é dele que a empresa depende para se ter sucesso. É com ele que vamos realizar o devido pagamento a cada um dos funcionários.

A função da folha de pagamento é fiscal, contábil e operacional. Nela constam as informações de salário bruto e líquido, todos os descontos, como IRRF, INSS, vale-transporte, a frequência do colaborador, a forma de pagamento e a data na qual a empresa realizará o crédito na conta do funcionário. 

As informações acima são as imprescindíveis. Mas como devemos apresentar essa informação? Não há um modelo específico, portanto, a empresa pode criar seu próprio modelo, contanto que seja de fácil entendimento do colaborador e conste todas as principais informações, que aqui podemos chamar de obrigatórias.

POR QUE DEVEMOS MANTÊ-LA ORGANIZADA?

Para elaborar uma folha de pagamento precisamos aplicar muita atenção e dedicação a ela. Ela faz parte de um dos pilares mais importantes da empresa, que se compõem de gestão tributária, gestão fiscal e financeira.

Todo dono de negócio precisa ter em mente que a folha de pagamento organizada vai ajudar a entender como estão as finanças da empresa, pois controlar o pagamento aos colaboradores tem impacto direto no faturamento da empresa. Se não prestar atenção, se não tiver uma pessoa que entenda bem de folha de pagamento, o crescimento da empresa pode ser prejudicado, pois significa que não houve planejamento, ou houve e não foi seguido da maneira mais adequada, e pode até vir a trazer alguns problemas trabalhistas que viram processos grandes e se transformam em multas. Você, com toda certeza, não quer passar por nada disso.

TERCEIRIZAÇÃO DA FOLHA DE PAGAMENTO 

Como já vimos, calcular uma folha de pagamento é algo complexo e que exige bastante responsabilidade. O ideal é que este serviço seja terceirizado, entregando nas mãos de um escritório contábil. A expertise deles favorece a minimização de potenciais falhas, além de ser executado com precisão.

Quando você terceiriza, você ganha diversas vantagens:

– Maior precisão nos dados;

– As informações e dados ficam centralizados;

– Você passa a ter um processo mais ágil;

– Passa a ter maior eficácia no controle financeiro;

– Cada colaborador terá um histórico;

– Praticidade no momento de gerar relatórios;

– Acaba tendo uma previsibilidade financeira 

– Se houver auditorias, fica mais simplificado e objetivo

Se você fizer uma boa gestão da folha de pagamento, você terá mais segurança e proteção durante o procedimento. Mas por que não automatizar esse processo?

COMO TER UMA BOA GESTÃO DE FOLHA DE PAGAMENTO

Algumas dicas podem auxiliar nesse processo. Confira a seguir!

AUTOMATIZAÇÃO

Aqui você ganha melhores resultados, pois permite a integração de todos os dados e as informações ficam armazenadas no mesmo local.

TENHA UMA CONTA BANCÁRIA EXCLUSIVA PARA PAGAMENTOS

Se você quer ter um controle melhor do seu fluxo de caixa, sugerimos que você tenha uma conta bancária exclusiva para pagamentos de colaboradores e fornecedores. Fica muito mais rápido, fácil e prático encontrar informações e histórico a toque de caixa, principalmente se envolver uma auditoria ou fiscalização.

CONHEÇA SUAS DESPESAS E CONTROLE SEUS GASTOS

Você consegue prever e planejar melhor o pagamento de todas as despesas se você tiver conhecimento delas, inclusive, os períodos e a frequência com que ocorrem. Um bom exemplo seria o pagamento de férias. 

Todos os colaboradores vão tirar férias dentro do ano, em períodos diferentes, certo? Por isso, é importante ter uma poupança para o pagamento dessas férias devidamente a cada colaborador quando estes solicitarem. Outro exemplo seria o do 13º salário. Ele precisa ser pago em algum momento simultaneamente a cada colaborador. 

Independente do número de funcionários que sua empresa tenha, ter essa provisão de despesas e controlar os gastos é imprescindível para não haver surpresas desgostosas durante o caminho.

ENTREGA DE HOLERITES

Nesse item precisamos ser práticos. Os holerites, obrigatoriamente, precisam ser entregues todos os meses a cada um dos funcionários. Ele se torna um documento para o funcionário e para a empresa, pois nele precisa constar tudo que for referente a pagamentos, discriminando cada valor que vai compor o salário do funcionário. 

TENHA UM SISTEMA DE GESTÃO

O PIER é um ótimo sistema de gestão para você adotar para sua empresa e evitar futuros processos trabalhistas por falta de organização nos documentos de folha de pagamento. Você reduz seus custos e ainda consegue otimizar tempo e serviço, além de ter todas as tarefas e atividades registradas por login no sistema.

Automatizar a sua jornada de trabalho faz com que você resolva as coisas de mais rápida e prática. O PIER vai fazer a gestão dos pagamentos e controlar a jornada de trabalho de cada funcionário, além de emitir o contracheque dele. Mesmo trabalhando junto com a tecnologia, é aconselhável que tenha esses mesmos documentos impressos ou digitalizados com a assinatura do colaborador.

FOLHA PONTO

A folha ponto é muito importante de analisar, pois nela vai constar a frequência do colaborador, assim como horas extras. Isso impacta diretamente na folha de pagamento. Exemplo: se o colaborador precisou ir ao médico e trouxe um atestado, a falta dele será abonada, não gerando ônus a ele. Agora, caso ele tenha simplesmente faltado e não há nenhuma justificativa, deve ser descontado do salário dele.

 

Tente ao máximo colocar em prática todas essas dicas para que você consiga ter uma boa gestão de folha de pagamento da sua empresa e garantir que ela cresça de maneira saudável financeiramente.

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