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Como Evitar O Acúmulo De Tarefas E Não Parar O Processo

Como evitar o acúmulo de tarefas e não parar o processo

A cada dia que passa, parece que há um aumento considerável de demanda dentro do nosso escritório contábil. E, quando menos esperamos, o processo para e somos surpreendidos por atrasos. Por que isso? Porque não estamos evitando o acúmulo de tarefas.

O que é um gargalo no ambiente empresarial?

Com certeza você já ouviu, e até pode usar, a expressão: “fulano é o gargalo do projeto”. O que isso significa? Que esse fulano é uma pessoa que não deixa o processo fluir e seguir o fluxo. 

No ambiente empresarial, não se refere apenas a pessoas, não. O gargalo também pode ser um acúmulo de tarefas que é responsável pelo não andamento de um determinado processo, projeto, fluxo, etc.

Mas como evitar o acúmulo de tarefas e não parar o processo? 

Precisamos analisar alguns tópicos para que essa prática seja tratada no dia a dia do seu escritório contábil. Confira!

A informação não está fluindo

Todo projeto, processo, trabalho, seja o que for, precisa de informação. Alguém precisa de informação para iniciar a tarefa, outro alguém precisa de informação para dar andamento, e mais outro alguém precisa de informação para concluir, e assim por diante. Claro que foi apenas um exemplo para ilustrar, mas sem informação, nada inicia, caminha ou finaliza.

Como é o fluxo de informação de cada processo dentro do seu escritório contábil? Todos conseguem se comunicar com facilidade? Você utiliza que meio para fazer a comunicação fluir entre a equipe, a gestão e o cliente?

As pessoas podem estar causando o gargalo

Ter pessoas treinadas, atualizadas e comprometidas ajuda e muito não acumular tarefas. Se seu escritório tem colaboradores que faltam bastante, estão sem treinamento, chegam atrasados, não estão focados, estão sempre no cafezinho, entre outros exemplos, elas podem estar causando o acúmulo de tarefas no processo do seu cliente e do seu escritório. Elas podem ser o gargalo da situação toda. 

Avalie o dia a dia de cada um, a produtividade de cada um a fim de entender o que pode ser melhorado e evitado para que eles deixem de ser o gargalo.

A tecnologia ultrapassada também atrapalha

Temos que sempre utilizar a tecnologia a nosso favor. Várias plataformas, softwares e hardwares são lançados com uma certa frequência no mercado e temos que nos manter atualizados. Adquirir tecnologia não é e nunca foi algo barato, mas é um tema que precisa ser levado a sério e investir em novidades sempre que possível. Quando a tecnologia no seu escritório contábil está ultrapassada, ela mais atrapalha do que ajuda. 

Cultural organizacional do seu escritório

Veja bem, aqui vamos abordar o escritório como um todo, e não apenas pessoas e tecnologia, ok? Quando não temos objetivos e metas claros e definidas, quando temos um desenho de gestão e hierarquia confusos, o clima da empresa e das equipes não é muito bom, não se tem um planejamento estratégico e, principalmente, quando não há uma liderança concisa, com toda a certeza, esse é o maior gargalo de todos.

Se apenas um desses motivos citados acima já é suficiente para acumular as tarefas e parar o processo, imagine quando se tem mais de um desses motivos somados. Manter seu escritório contábil com uma cultura organizacional que funcione é fundamental para evitar o acúmulo de tarefas e manter a empresa fluindo.

Muitos steps de aprovação

Todo escritório contábil tem uma equipe que tem suas responsabilidades. Porém, quando se precisa de aprovações para determinados processos e tarefas, precisamos avaliar quantos steps temos até a aprovação final para concluir o trabalho.

Às vezes, alguns processos têm uma hierarquia tão grande de aprovações que é isso que pode estar ocasionando o gargalo. Quando se tem muitas pessoas para avaliar e aprovar alguma tarefa, o processo fica parado até que a última pessoa dessa hierarquia dê o OK. 

Avalie o desenho do processo de aprovações dentro do seu escritório contábil e verifique se não há muitos steps, e até se alguns não acabam sendo desnecessários, podendo enxutar essa cadeia de aprovações.

O gargalo sempre existe em qualquer empresa. Mas existem maneiras inteligentes de contornar se você souber analisar esses pontos que trabalhamos aqui no artigo.

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